OFFICE MANAGER
Le coordinateur central qui assure la fluidité de l’activité quotidienne
Chez 3DS Groupe, l’Office Manager (F/H) joue un rôle clé dans la coordination de l’activité courante de l’entreprise. Interlocuteur privilégié à l’accueil physique et téléphonique, il assure un support logistique et organisationnel essentiel aux équipes.
Véritable pivot transversal, il contribue à la bonne gestion des flux administratifs, des approvisionnements, de l’organisation des locaux et du suivi des dossiers. Il peut également intervenir en appui administratif auprès de la Direction des Opérations, notamment sur les sujets liés à la QHSE.
Qu’est-ce qu’un office manager ?
L’Office Manager (F/H) assure la coordination globale de l’organisation interne. Il garantit la qualité de l’accueil, la gestion des flux entrants et sortants (courriers, colis, visiteurs) et le bon fonctionnement logistique des bureaux et de l’atelier.
Il participe au suivi administratif des dossiers, contrôle leur conformité et assure la mise à jour des informations dans les outils internes (CRM, planification). En support aux équipes Production, Marketing et Opérations, il contribue à la fluidité des échanges et à la structuration des processus internes.
Ce poste requiert polyvalence, sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités multiples.
Vous souhaitez découvrir le quotidien d’un Office Manager chez 3DS Groupe ? Visionnez le témoignage de Corinne qui partage son rôle central dans la coordination et l’organisation de l’entreprise.
Missions
Quelles sont les missions de l’office manager ?
Accueil et gestion des flux
- Gestion des appels téléphoniques entrants
- Accueil physique des clients, fournisseurs, visiteurs et collaborateurs
- Réception et expédition des courriers, colis et palettes
- Saisie des informations liées aux envois et réceptions dans le CRM
- Fourniture de la documentation administrative et juridique aux clients
Logistique et organisation interne
- Gestion des achats de fournitures et consommables
- Organisation et suivi des stocks des bureaux et participation à l’état des stocks atelier
- Organisation logistique des réunions internes
- Participation à l’organisation logistique des salons et événements
- Garantie du rangement et de l’organisation des locaux
Suivi administratif et coordination opérationnelle
- Contrôle de la complétude des dossiers (photos, PV réception, actions CRM)
- Contrôle des approvisionnements pour la Production et la Pose
- Mesure de la satisfaction client (questionnaires, appels téléphoniques)
- Reporting et suivi des informations administratives
- Soutien administratif au Chargé des Opérations lors d’audits et certifications
- Participation au suivi des vérifications périodiques
- Formalisation et suivi des plans d’actions QHSE
Qualités et compétences requises
Profil recherché pour un office manager
Compétences & savoir-faire techniques
- Formation Bac +2 ou Bac +3 en comptabilité, gestion, assistanat de direction ou chefferie de projet
- Profil junior accepté
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Utilisation d’un CRM (Salesforce)
- Gestion des stocks et approvisionnements
- Connaissance des matériaux utilisés en signalétique
- Maîtrise des protocoles d’hygiène, sécurité et environnement
- Connaissance des normes qualité et certifications ISO (Qualité, Sécurité, Environnement)
- Connaissance des outils de management du risque
- Connaissance de la politique RSE de 3DS Groupe
Savoir-être & qualités personnelles
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Organisation et gestion des priorités
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Bon relationnel et sens de la diplomatie
- Adaptabilité et capacité à changer rapidement de tâche
- Autonomie et rigueur
- Capacité de travail en équipe
- Sens de l’initiative
- Qualités rédactionnelles et aisance orale
- Fiabilité et sens des responsabilités
Avantages
Travailler chez 3DS Groupe, c’est évoluer dans un cadre stimulant et bienveillant
Chez 3DS Groupe, nous croyons qu’un environnement de travail motivant repose sur la reconnaissance, la proximité et la confiance.
Nous offrons à nos collaborateurs un cadre à taille humaine, des équipes soudées et de réelles opportunités d’évolution au sein d’une entreprise en pleine croissance.
- Ambiance conviviale et esprit d’équipe
- Parcours d’intégration personnalisé
- Espaces de travail modernes et lumineux
- Accès à la formation et à la mobilité interne
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